Nach monatelangem Ringen haben Bundestag und Bundesrat am 23. September 2011 dem sog. Steuervereinfachungsgesetz 2011 in der Fassung der Beschlussempfehlung des Vermittlungsausschusses (Beschlussempfehlung Finanzausschuss, BT-Drs. 17/6146) zugestimmt (BT-Drs. 17/7025; BR-Drs. 568/11).

Durch das Steuervereinfachungsgesetz 2011 werden die steuerlichen Voraussetzungen an eine elektronische Rechnung deutlich herabgesetzt, um eine Gleichbehandlung der elektronischen Rechnung mit der Papierrechnung herbeizuführen. Voraussetzung für die Anerkennung der Rechnung ist der Nachweis ihrer Echtheit und Unversehrtheit. Dafür sieht das Umsatzsteuergesetz neben der qualifizierten elektronischen Signatur und dem EDI-Verfahren jetzt eine neue, dritte Möglichkeit vor. Damit können auch elektronische Rechnungen zum Vorsteuerabzug berechtigen, ohne dass es einer Signatur bedarf. Unberührt von den Gesetzesänderungen bleiben die Anforderungen an Papierrechnungen.

Die Gesetzesneufassung sieht eine Änderung des § 14 Abs. 1 und 3 UStG vor, die jedoch grundsätzlich nichts an den wesentlichen Voraussetzungen ändert, welche die Anerkennung einer auf elektronischem Wege per E-Mail, im EDI-Verfahren, als PDF- oder Textdatei, per Computer-Telefax oder Fax-Server (nicht aber Standard-Fax) übermittelten und empfangenen Rechnung erfordert. Vielmehr werden lediglich die Möglichkeiten erweitert, durch welche die Echtheit der Herkunft (sog. Authentizität), die Lesbarkeit der Rechnung sowie die Unversehrtheit ihres Inhalts (sog. Integrität, Pflichtangaben i.S.d. § 14 Abs. 4 UStG) als abstrakte Voraussetzungen erfüllt werden können.

Wie der Rechnungsempfänger diese Anforderung erfüllt, legt ausschließlich er selbst fest. So kann er beispielsweise ein internes Kontrollmeldeverfahren einsetzen, das einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung ermöglicht. Aus eigenem Interesse schon wird das Unternehmen prüfen, ob die erhaltene Rechnung in der Substanz korrekt ist, der Rechnungsaussteller tatsächlich einen Zahlungsanspruch hat und die angegebene Zahlungsverbindung zutreffend ist, damit das Unternehmen tatsächlich nur Rechnungen begleicht, zu deren Begleichung es verpflichtet ist. Diesen Abgleich kann das Unternehmen mit Hilfe eines entsprechend eingerichteten Rechnungswesen oder auch manuell vornehmen.

Damit ändert sich grundsätzlich nichts an den Anforderungen, welche bereits nach geltendem Recht für den Vorsteuerabzug erbracht werden müssen, für welchen der Unternehmer die Feststellungslast trägt. § 147 AO gilt für die Aufbewahrung der Rechnungen entsprechend, daher hat der Unternehmer die Rechnung auf einem Datenträger in einem originären Format zu speichern, das spätere Änderungen nicht mehr zulässt. Die bisherigen Verwaltungsanweisungen gelten grundsätzlich weiterhin. Zusätzlich ist dem Unternehmer jedoch ein Nachweis über die erfolgte Prüfung der Rechnung zu empfehlen (sog. Verfahrensdokumentation).

Das Umsatzsteuergesetz basiert damit in Zukunft auf einer technologisch neutralen Regelung, weil dem Unternehmer nicht länger bestimmte Verfahren für die Anerkennung der Rechnung vorgeschrieben werden. Damit könnte in Zukunft die Übermittlung der Rechnung als schlichte E-Mail ohne Signatur ausreichen. In jedem Fall gewährleisten, wie bisher, gem. § 14 Abs. 3 UStG die sog. elektronische Signatur oder eine qualifizierte elektronische Signatur mit Anbieter-Akkreditierung nach dem sog. Signaturgesetz sowie das sog. elektronische Datenaustausch-Verfahren (EDI) die geforderten Nachweise. Sie stellen zukünftig jedoch nur noch Beispiele für mögliche Technologien dar.

Die Neuregelungen gelten rückwirkend ab dem 1. Juli 2011. Jeder Unternehmer im umsatzsteuerlichen Sinne – unabhängig von der Größe des Unternehmens – kann Rechnungen elektronisch übermitteln, sofern der Rechnungsempfänger zustimmt. Jeder – sei es Unternehmer, sei es Privatperson – kann ferner Empfänger einer elektronischen Rechnung sein. Es ist jedoch zu erwarten, dass v.a. kleinere und mittlere Unternehmen in Zukunft verstärkt auf elektronische Rechnungen setzen werden. Sie sind erheblich kostengünstiger als Papierrechnungen und haben zudem den Vorteil der Transparenz auf ihrer Seite, denn mehrere Mitarbeiter können gleichzeitig auf die Rechnungen zugreifen, so dass das Durchlaufen der Fachabteilungen entfällt. Weitere Vorteile ergeben sich für den Mittelstand, wenn das Online-Banking mit dem Rechnungswesen verlinkt würde, denn kann können Überweisungen direkt am Computer aufgegeben werden, was ggf. Skontovorteile sichert.

Besten Dank an Herrn Dr. Florian Haase für diesen Beitrag.


 

Posted by Hans Peter Wiesemann on Friday 14 Oct 2011