Geschäftsbriefe werden heutzutage weitgehend durch E-Mails ersetzt, nur Rechnungen kommen in der Regel noch mit der Post. Ein Grund hierfür sind die hohen Anforderungen, die das Steuerrecht an elektronische Rechnungen stellt. Eine Reform der Mehrwertsteuersystemrichtlinie schafft nun Abhilfe. Herzstück der Reform ist die Gleichbehandlung von elektronischen Rechnungen und Rechnungen in Papierform.
Die Reform der Mehrwertsteuersystemrichtlinie ist bereits seit 2007 im Gange. Nach einem Kommissionsentwurf aus dem Januar 2009 hat der Rat für Wirtschaft und Finanzen der EU (Ecofin-Rat) mit Beschluss vom 26. März 2010 einen geänderten Entwurf vorgelegt. Diesen hat der EU-Ministerrat am 13. Juli 2010 mit erneuten Modifikationen, jedoch im Wesentlichen unverändert angenommen.
Laut Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung e.V. verschicken allein die deutschen Unternehmen pro Jahr mehr als sechs Milliarden Rechnungen. Es besteht also ein ganz erhebliches Einsparungspotenzial. Im aktuellen Umsetzungsplan der Bundesregierung für den Bürokratieabbau wird es mit 3,5 Milliarden Euro beziffert. Für ganz Europa errechnet die Kommission nach dem EU-Standardkostenmodell ein Einsparvolumen von bis zu 18 Milliarden Euro pro Jahr.
Da die Mitgliedstaaten die Mehrwertsteuersystemrichtlinie jedoch sehr unterschiedlich umgesetzt haben und teilweise sehr hohe Anforderungen an eine elektronische Rechnung stellen, ist der Verbreitungsgrad elektronischer Rechnungen mit etwa fünf Prozent nach wie vor gering. In Deutschland etwa müssen die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts einer Rechnung gemäß § 14 Abs. 3 UStG durch eine qualifizierte elektronische Signatur mit Anbieter-Akkreditierung oder durch elektronischen Datenaustausch (EDI) sichergestellt werden.
Diese Pflicht zur elektronischen Signatur soll nun entfallen. Elektronische Rechnungen und Papierrechnungen werden damit gleichgestellt. Während der Kommissionsentwurf noch eine Streichung jeglicher Verweise auf elektronische Signaturen bzw. EDI vorsah, erwähnt die vom Rat verabschiedete Fassung diese noch als Technologien, die Herkunft und Unversehrtheit einer elektronischen Rechnung sicherstellen können (Artikel 233 Abs. 2 n.F.). Zwingend vorschreiben dürfen die Mitgliedstaaten den Einsatz solcher Verfahren jedoch nicht mehr.
Jeder Steuerpflichtige soll künftig selbst festlegen, in welcher Weise die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung vom Zeitpunkt der Ausstellung bis zum Ende der Dauer der Aufbewahrung der Rechnung gewährleistet werden (Artikel 233 Absatz 1 n.F.). Formal beziehen sich diese Anforderungen auf Papierrechnungen und auf elektronische Rechnungen gleichermaßen. Zumindest die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts dürften jedoch bei einem unterschriebenen Papierdokument ohne weiteres nachzuweisen sein. Insofern scheinen sich die in Art. 233 Nr. 1 genannten „Business Controls“ – in der deutschen Fassung des Entwurfs des Ecofin-Rats bezeichnenderweise übersetzt als „Datenverarbeitungsverfahren“ – de facto hauptsächlich auf elektronische Rechnungen zu beziehen.
Die Richtigkeit von Rechnungen soll künftig vor allem durch einen Abgleich mit anderen Daten sichergestellt werden. Hierzu müssen die Unternehmen nach der Vorstellung des Rates verlässliche Prüfpfade zwischen Rechnungen und Lieferungen und Dienstleistungen schaffen (Erwägungsgrund 10 der Richtlinie). Konkrete Anforderungen an die Verlässlichkeit der Prüfpfade werden jedoch nicht definiert.
Die von der Kommission vorgeschlagene Vereinheitlichung der Aufbewahrungspflichten und Fristen hat der Rat wieder rückgängig gemacht. Die Kommission hatte insbesondere die Aufbewahrungspflicht auf einheitlich 6 Jahre festgesetzt (Art. 247 des Kommissionsentwurfs). Stattdessen hält der Rat an der bisherigen Regelung des Art. 247 Absatz 1 fest, wonach jeder Mitgliedstaat die Aufbewahrungsfristen selbst festlegen kann. Auch darf jeder Mitgliedstaat weiterhin vorschreiben, dass sowohl Papierrechnungen als auch elektronische Rechnungen in ihrem jeweiligen Originalformat aufbewahrt werden.
Während die alte Richtlinie den Begriff der elektronischen Rechnung gar nicht verwendet, sondern lediglich von der elektronischen Übertragung einer Rechnung spricht, enthält der neue Art. 217 folgende offizielle Definition: „Im Sinne dieser Richtlinie bezeichnet der Ausdruck 'elektronische Rechnung' eine Rechnung, welche die nach dieser Richtlinie erforderlichen Angaben enthält und in einem elektronischen Format ausgestellt und empfangen wird.“ Auch weiterhin bedarf die Ausstellung einer elektronischen Rechnung der Zustimmung des Empfängers (Art. 232 n.F.).
Problematisch erscheint die Neufassung des Art. 249, wonach nicht mehr nur die Finanzbehörden des jeweiligen Sitzmitgliedstaats direkten Zugriff auf elektronisch aufbewahrte Rechnungen haben, sondern auch ausländische Finanzbehörden, wenn dort eine Steuerpflicht besteht. Auch der Rechtsausschuss des Europäischen Parlaments hatte diese grenzüberschreitenden Eingriffsbefugnisse in seiner Stellungnahme vom 9. März 2010 als unverhältnismäßigen Eingriff in die wirtschaftlichen Freiheitsrechte der Unternehmen kritisiert. In den Änderungsvorschlägen des EU-Parlaments vom 5. Mai 2010 wurde dieser Einwand schließlich jedoch nicht berücksichtigt. Da im Bereich des Steuerrechts gemäß Art. 113 AEUV das Anhörungsverfahren gilt, ist der Rat ohnehin nicht an die Vorschläge des EU-Parlaments gebunden.
Die Mitgliedstaaten müssen die neue Richtlinie bis zum 31.12.2012 umsetzen, damit die neuen Regelungen ab 01.01.2013 in Kraft treten können. In Deutschland hat hierzu die Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung e.V. im Auftrag des Bundesministerium für Wirtschaft und Technologie am 31. März in Berlin das nationale Forum für elektronische Rechnungen gegründet.
Eine Übersicht über das Gesetzgebungsverfahren findet sich auf den Internetseiten des EU-Parlaments sowie auf dem PreLex-Portal der Kommission.