Die Zeiten, in denen der Einsatz von nicht lizenzierter Software als Kavaliersdelikt geduldet wurde, sind vorbei. Alle großen Softwarehersteller haben mittlerweile Verfahren zur Auditierung und Kontrolle des Software-Einsatzes bei ihren Kunden entwickelt und setzen diese konsequent um.
Sie greifen dabei meistens auf Regelungen in ihren Lizenzverträgen zurück, die es ihnen erlauben, von den Lizenznehmern Informationen über den Nutzungsumfang der lizenzierten Software einzuholen und ggf. die Einhaltung der Lizenzbestimmungen auch durch Überprüfungen vor Ort oder durch technische Abfragen selbst zu verifizieren. Für Unternehmen, die ihren Lizenzeinsatz nicht lückenlos dokumentieren können, können finanzielle und rechtliche Konsequenzen entstehen. Dabei kann es sich um Ad-hoc-Nachlizenzierungen, Unterlassungs- und Schadensersatzforderungen handeln. Bedingt durch diese Situation hat das Softwarelizenzmanagement an Bedeutung gewonnen und sich zu einer zentralen Aufgabe der Unternehmenssteuerung entwickelt.
Die Aufgabe des Softwarelizenzmanagements besteht darin, die Verfügbarkeit der benötigten Softwarelizenzen in einem juristisch abgesicherten Umfeld zu möglichst geringen Kosten sicherzustellen. Dabei sollte das Softwarelizenzmanagement den Anspruch haben, den Lifecycle der Software und der dazugehörigen Nutzungsrechte vollständig abbilden und steuern zu können. Nur so können Änderungen im Lizenzbestand und in der tatsächlichen Softwarenutzung jederzeit nachvollzogen und korrekt abgebildet werden. Die rechtlichen Aspekte sind hier ein wichtiger Teil, um ganzheitliches Lizenzmanagement erfolgreich umzusetzen.
Analyse des bestehenden Rahmens
Bei der Einführung von Softwarelizenzmanagementsystemen beeinflussen Fragen nach der Rechtssicherheit und Haftungsvermeidung maßgeblich die Form des Einsatzes. Daher sollte die Analyse des bestehenden gesetzlichen und lizenzvertraglichen Rahmens am Anfang stehen, um den Zuschnitt des Softwarelizenzmanagementsystems an unternehmensspezifischen wie auch rechtlichen Anforderungen auszurichten. So sollte es das Lizenzmanagementsystem wenigstens ermöglichen, eine Haftung des Unternehmens und der Geschäftsleitung wegen Verstoßes gegen Lizenzbestimmungen zu vermeiden, wie sie sich vor allem aus dem Urheberrechtsgesetz ergeben kann.
Die lizenzvertraglichen Nutzungsregeln sind im „Lizenzinventar“ abzubilden. Die Anforderungen an die Einbeziehung lizenzrechtlicher Faktoren im Lizenzmanagementprozess sind abhängig von der Heterogenität der IT- und Softwarelandschaft des Unternehmens sowie der gewünschten Freiheit und Flexibilität im Hinblick auf die tatsächliche oder mögliche Nutzung der Softwareprodukte. Auf Basis der tatsächlichen Nutzungssituation im Unternehmen muss deshalb festgelegt werden, welche Lizenzparameter hierfür relevant sind. Eine besonders bedeutende Rolle spielt dabei der Lizenztyp, die Anzahl und die Bezugsgröße der Lizenzen, die lizenzierte Version, der Umfang der Nutzungsrechte, Nutzungsbindungen und -beschränkungen, Weitergabeverbote, Laufzeiten etc. Auch Sondernutzungsrechte sollten im Lizenzinventar vermerkt werden.
Softwarenutzung in virtuellen Umgebungen
Nutzungsszenarien wie auch deren lizenzrechtliche Beurteilungen verändern sich im Laufe der Zeit. Das heißt für die Gestaltung des Lizenzinventars, diese Veränderungen in Form von Nutzungsbeschränkungen rechtzeitig zu berücksichtigen. Ein gutes Beispiel hierfür bildet die Virtualisierung. Will das Unternehmen ihre Vorteile nutzen, stellt sich die Frage, ob das mit den bestehenden Lizenzmodellen realisiert werden kann oder ob es gesonderte Lizenzen benötigt. Inzwischen haben viele Softwarehersteller in ihren Lizenzbedingungen auf die neue Technik reagiert und in ihre Lizenzverträge ausdrückliche Regelungen zum Betrieb von Software in virtuellen Maschinen aufgenommen.
In vielen Lizenzverträgen ist jedoch die Softwarenutzung in virtuellen Umgebungen bislang noch nicht ausdrücklich geregelt. Da muss geprüft werden, ob eine solche Nutzung überhaupt zulässig ist und – wenn ja – ob die vorhandene Lizenzanzahl ausreichend ist. Eine zulässige Nutzung kann davon abhängig sein, welche Nutzungsbeschränkungen das Lizenzmodell vorsieht. Enthält der Lizenzvertrag etwa eine so genannte „CPU-Klausel“, nach der die Programmnutzung an eine bestimmte physische CPU gebunden ist, wird der Softwarehersteller argumentieren, dass die (virtuelle) CPU in einer virtuellen Maschine nicht identisch ist mit der physischen CPU, an die die Softwarenutzung gebunden ist. In typischen Lizenzmodellen ist die Anzahl der benötigten Lizenzen definiert durch die Anzahl der Softwareinstallationen je Server.
Versionsabhängigkeit der Softwarelizenzen
Die Softwarenutzungsrechte beziehen sich meistens auf eine bestimmte Version der Software mit der Folge, dass weder ältere noch jüngere Versionen nach Belieben eingesetzt werden dürfen. Das ist für Anwendungsunternehmen insbesondere dann kritisch, wenn eine einheitliche IT-Infrastruktur vorgehalten werden soll, bestimmte Versionen aber nicht mehr am Markt verfügbar sind, so dass bei einer Kapazitätserweiterung grundsätzlich auf neuere Versionen zurückgegriffen werden müsste. Diesem Interesse tragen manche Hersteller dadurch Rechnung, dass sie dem Kunden ein so genanntes „Downgrade“ gestatten, also die Nutzung einer älteren als der lizenzierten Version. Wird ein solches Downgrade von dem Unternehmen in Anspruch genommen, sollte dieser Lizenzparameter auch im Lizenzinventar enthalten sein.
Ein weiterer im Hinblick auf die Versionsabhängigkeit der Softwarelizenzen oftmals kritischer Punkt ist die fortlaufende Aktualisierung der Versionsstände im Lizenzinventar. Viele Unternehmen schließen Verträge über die Erbringung von Software-Maintenance- oder Software-Assurance-Services ab, in deren Rahmen sie aktualisierte Versionen der eingesetzten Software beziehen. Es ist deshalb sicher zu stellen, dass im Lizenzinventar die Versionsangabe bei der Verfügbarkeit einer neuen Version aktualisiert wird. Dafür muss meistens ein gesonderter Prozess aufgesetzt werden, durch den die Informationen in das zentrale Lizenzmanagement gelangen.
Änderungen im Lizenzbestand
Unternehmenskäufe und -verkäufe, Verschmelzungen, Abspaltungen und andere Transaktionen bewirken häufig eine Änderung in der Art und dem Umfang des Lizenzbestandes sowie auch der aktuellen Softwarenutzungen. Solche Änderungen im Lizenzbestand sind sowohl im Lizenz- als auch Softwareinventar zu berücksichtigen. Dabei kann ein gutes Softwarelizenzmanagement die lizenzkonforme Durchführung solcher Transaktionen auch erleichtern, z.B. wenn auch solche Vertragsbestimmungen im Lizenzinventar erfasst sind, die besonders transaktionsrelevant sind, wie z.B. so genannte Change-of-Control-Klauseln, wonach dem Lizenzgeber im Falle eines Gesellschafterwechsels ein Kündigungsrecht zusteht.
Softwarelizenzen können außerdem derart beschränkt werden, dass die Nutzung der Software nur innerhalb eines bestimmten Unternehmens oder nur durch Unternehmen, die zu einer bestimmten Unternehmensgruppe gehören, gestattet ist. Bei einer Konzernlizenz entfällt die Nutzungsbefugnis folglich automatisch, wenn und soweit ein Unternehmen aus dem Konzernverbund ausscheidet. Ein gewissenhaft von dem Anwenderunternehmen erstelltes Lizenzinventar kann damit auch helfen, den Aufwand von umfangreichen Vertragsprüfungen im Einzelfall signifikant zu reduzieren.